Avaliação de Desempenho de Fornecedores

Como medir o desempenho de um fornecedor?

Um bom monitoramento de fornecedores é importantíssimo para garantir a conformidade do Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos (SGSA). A medição de desempenho de fornecedores é parte fundamental desse processo. Para que essa avaliação de desempenho seja eficiente, deve-se considerar pontos como qualidade do produto e pontualidade na entrega. Também são importantes as ocorrências no recebimento e a disponibilidade de matéria-prima. Além disso, deve-se avaliar o preço, a resposta às não conformidades e o tratamento das não conformidades. Tudo isso, dentre diversos outros requisitos importantes para a organização.

Avaliar todos estes pontos requer tempo dedicado e também acesso às informações relevantes. Por isso, é de extrema importância que essa atividade seja de responsabilidade compartilhada — ou seja, cada área envolvida no critério a ser avaliado precisa realizar a sua parte na avaliação. Periodicamente, todas as áreas envolvidas podem se reunir para discutir a pontuação geral de cada fornecedor. Dessa forma, independente da quantidade de fornecedores, a avaliação apresentará resultados reais e será capaz de identificar pontos de melhoria.

Cada Sistema de Gestão possui suas particularidades, portanto não é possível definir um padrão para a periodicidade de avaliação. Recomenda-se que seja analisada a realidade de cada organização quanto à frequência e volume de compras. É importante avaliar numa periodicidade suficiente para gerar dados passíveis de análise e que permitam identificar tendências de ocorrências. Comumente, a frequência praticada é mensal, bimestral ou trimestral. Porém, todas as variáveis devem ser consideradas, principalmente o volume de matérias-primas e o número de fornecedores da organização.

Há pesos diferentes para cada critério?

A organização deve definir os critérios de avaliação de fornecedores de acordo com o SGSA (Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos), levando em consideração requisitos específicos e importantes, como requisitos de qualidade, requisitos comerciais, entre outros. É importante ressaltar que a organização precisa estabelecer critérios mensuráveis para gerar dados confiáveis e avaliar tendências, evoluções ou regressões no desempenho de cada fornecedor.

Como já mencionamos, o time deve compartilhar a responsabilidade pela avaliação de fornecedores, e deve seguir essa lógica para definir os critérios. Para cada critério, o time pode atribuir um peso diferente, ficando sob sua responsabilidade essa definição. Sempre é necessário considerar critérios relevantes para a organização, que colaborem com o atingimento dos objetivos definidos no SGSA e que estejam alinhados à Política de Qualidade e Segurança de Alimentos.

Com esse cuidado, a avaliação trará resultados reais e será capaz de identificar pontos de melhoria de forma contínua e estruturada.

Quem geralmente faz a coleta de dados para avaliação de fornecedor?

A forma como são coletados e compilados os dados na avaliação de desempenho de fornecedores pode variar de acordo com cada organização. Na maioria dos casos, utilizam-se planilhas compartilhadas, onde cada área imputa os dados referentes ao mês anterior ou ao período determinado para a realização da avaliação de fornecedores.

Existem também sistemas automatizados para avaliação de desempenho de fornecedores que estão ganhando espaço no mercado, trazendo mais agilidade e eficiência para o processo. Essas soluções permitem tratar desvios diretamente dentro do sistema, realizar a comunicação com o fornecedor (com envio das não conformidades) e acompanhar as ações corretivas, avaliação de causa e ações preventivas.

O monitoramento do desempenho de fornecedores traz diversos benefícios tanto para a organização quanto para os próprios fornecedores. Para a empresa, esse processo tem como principal objetivo identificar falhas na matéria-prima, atrasos na entrega e tempo de resposta, entre outros aspectos críticos. Já para o fornecedor, os feedbacks fornecidos pelo cliente devem ser encarados como oportunidades valiosas de melhoria contínua em seus processos.

Quando ambas as partes adotam essa abordagem colaborativa na gestão de fornecedores, os ganhos são mútuos: os processos se tornam mais robustos, completos e eficientes, fortalecendo a parceria ao longo do tempo.

O comportamento do fornecedor em relação às entregas também é um importante critério de avaliação. Entregas pontuais, sem avarias e realizadas com veículos adequados são aspectos fortemente considerados e geralmente fazem parte dos requisitos padrão de avaliação.

Naturalmente, nenhuma organização deseja receber materiais fora de conformidade, mas essa possibilidade sempre existe. Nesses momentos, a empresa coloca à prova a parceria com o fornecedor. A empresa observa o tempo de resposta a uma não conformidade e o índice de resoluções efetivas, que são indicadores fundamentais. Esses indicadores demonstram o comprometimento do fornecedor com a qualidade e a melhoria contínua.

Como a tecnologia pode apoiar o processo de avaliação do desempenho de fornecedores?

O processo de avaliação pode, por vezes, ser bastante oneroso, exigindo o envolvimento de diversas áreas da organização que precisam colaborar com informações específicas. Atualmente, muitas empresas ainda realizam esse processo de forma manual, o que demanda tempo e aumenta o risco de erros e retrabalho.

No entanto, a tecnologia tem se consolidado como uma aliada estratégica na automatização desse processo. Softwares especializados permitem que cada área envolvida seja acionada no momento adequado. Isso garante que cada uma realize sua parte na avaliação. Além disso, esses softwares asseguram a rastreabilidade completa das informações fornecidas ao longo do processo.

A tendência, sem dúvida, é uma migração cada vez maior para soluções tecnológicas, que oferecem mais praticidade, agilidade e segurança na gestão das avaliações — otimizando recursos e melhorando a tomada de decisão.

Como lidar com fornecedores estratégicos que têm desempenho abaixo do esperado?

É bastante comum nas organizações a existência de uma certa “dependência” em relação a fornecedores-chave — muitas vezes únicos — que, por sua vez, nem sempre entregam um desempenho satisfatório conforme os critérios estabelecidos pela empresa. Nesses casos, a substituição ou desqualificação do fornecedor nem sempre é viável, seja por limitações de mercado, exclusividade de produto ou outros fatores estratégicos.

Diante desse cenário, torna-se essencial estabelecer um plano de ação claro e estruturado entre as partes, com o objetivo de promover melhorias contínuas que beneficiem tanto a organização quanto o fornecedor.

Do lado da empresa, uma estratégia eficaz na gestão de desempenho de fornecedores é investir na conscientização do parceiro. É importante demonstrar os ganhos que ele pode obter ao adotar uma postura mais comprometida com a qualidade e a melhoria contínua. Ainda que os avanços possam ocorrer de forma gradual, essa abordagem colaborativa tende a gerar resultados positivos. Além disso, contribui para fortalecer a parceria com fornecedores ao longo do tempo.

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Quem é Angélica Penitenti

Este artigo foi desenvolvido por Angélica Penitenti, Especialista em Food Safety.

Formada em Química e com especialização em Segurança de Alimentos, Angélica é Auditora Líder da FSSC 22000 (IRCA) e atua no setor de Qualidade desde 2014, com ênfase em normas de Segurança de Alimentos. Possui vasta experiência na realização de consultorias e auditorias voltadas para Qualidade e Food Safety.

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