A Complexidade de Comunicação e Gestão de Fornecedores: A Tecnologia como aliada para melhorar a performance.

Em minhas visitas nas organizações, algo que sempre me preocupa é a comunicação entre as organizações que possuem matrizes e filiais. Pode-se observar: a falta de padronização, a descentralização de informações e dificuldades na gestão da comunicação

E o assunto chama mais atenção, principalmente quando se avalia o recorte da comunicação e informações relacionadas a gestão de fornecedores, como contratos, pedidos, dados cadastrais, desempenho e reclamações. Geralmente, essas informações estão dispersas em diferentes sistemas e padrões informatizados ou em documentos físicos que as empresas armazenam em diferentes locais. Isso dificulta o acesso, a atualização e avaliação por parte das pessoas envolvidas. Isso pode resultar em erros, atrasos, retrabalho e falta de transparência na gestão de fornecedores.

Além disso, em minhas conversas com as equipes, pude perceber que: a comunicação e informações entre matrizes e filiais, muitas vezes tem complexidades devido à distância geográfica, ferramentas tecnológicas e diferenças culturais entre as equipes e pessoas. As filiais, às vezes, podem se sentir desconectadas e distantes da matriz e enfrentar dificuldades para acessar as informações, avaliações e recursos necessários para realizar suas atividades de forma eficiente e eficaz. Isso pode resultar em desalinhamento nos processos de comunicação com fornecedores e dificuldades na coordenação de atividades em toda a cadeia de suprimentos.

Outro desafio comum que encontro, é a falta de visibilidade, controle e acompanhamento sobre o desempenho dos fornecedores. Sem uma troca de informações eficiente e uma comunicação eficaz, entre matrizes e filiais, as empresas podem ter dificuldade em monitorar o cumprimento dos contratos, a qualidade e desempenho dos produtos ou serviços fornecidos e o cumprimento dos prazos de entrega. Isso pode levar a custos adicionais, retrabalho e insatisfação do cliente.

Para superar esses desafios, as empresas podem recorrer às plataformas digitais para facilitar uma gestão de comunicação eficaz com os fornecedores. A ferramenta da My Trusted Source (MyTS) permite que as organizações centralizem todas as informações relacionadas aos fornecedores em um único local, facilitando o acesso e a atualização por parte das equipes em diferentes locais geográficos. Também facilitando a interface entre os diversos elos dos fornecedores e as organizações.

Por exemplo: uma organização pode utilizar a MyTS para gerenciar todas as atividades relacionadas à gestão de homologação de fornecedores. Permitindo que a matriz e as filiais tenham visibilidade em tempo real sobre o status dos fornecedores, a sua homologação e o desempenho, facilitando a tomada de decisões informadas e a resolução rápida de problemas.

Mas não podemos esquecer, que o sucesso da gestão de comunicação com fornecedores não depende apenas da tecnologia ou dos padrões tecnológicos utilizados, mas também da cultura organizacional e do comprometimento das equipes envolvidas.

Na minha experiência, as empresas precisam promover uma cultura de transparência, colaboração e responsabilidade, incentivando os seus times a compartilharem informações, colaborarem e resolverem questões de comunicação de forma proativa. Estas são possibilidades para superarmos os desafios de comunicação e troca de informações entre matrizes e filiais e garantir o sucesso das operações das organizações.